Papel cero en la Administración de Justicia
Los despachos de abogados ante el reto del ‘papel cero’ en los juzgados. La modernización e incorporación definitiva de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia ya es un tren imparable. La anunciada medida del Ministerio de Justicia por la que pretende, por ley, imponer el ‘papel cero’ en los juzgados a partir del 1 de enero de 2016 supone todo un reto en un sector que se ha caracterizado por llegar algo más tarde que otros a la era digital. Pero, mientras la Administración trata de que el objetivo de modernización se convierta en una realidad a corto plazo, ¿qué está pasando al otro lado, en los despachos de abogados.
El tema ha sido objeto de análisis en una mesa redonda del curso “Una Justicia de Futuro”, celebrado en la Universidad Internacional Menéndez Pelayo (UIMP) en Santander, organizada por el Ministerio de Justicia con el patrocinio de Wolters Kluwer.
Según explicó Vicente Sánchez, consejero delegado de Wolters Kluwer y abogado, durante su intervención, parece que del lado de la abogacía queda camino por recorrer en materia de implantación de la tecnología.
El directivo respaldó sus argumentos aludiendo a indicadores que muestran la situación en la que se encuentra el sector en este momento respecto al acceso a las nuevas tecnologías y el nivel de adopción de las mismas. En este sentido, destacó datos como que el negocio de la abogacía está muy atomizado, constituido en un 70% por abogados unipersonales –que como mucho pueden tener alguna asociación con algún otro abogado–, y muy afectado por la crisis, según reconoce el 86% de los encuestados en un reciente estudio, lo que implica una limitación para su capacidad de invertir e innovar, que no es tan alta como sería deseable.
Y aportó más cifras. “Tan sólo un 36% de los despachos dispone de software de gestión para el archivo de expedientes, la gestión de tareas o la facturación en algún caso, y muchos de ellos siguen gestionando en carpetas de papel. Cuando pretendemos eliminar el papel en los expedientes judiciales nos encontramos con que en la propia gestión del despacho hay una parte de adaptación de mentalidad que no se ha producido”, sostuvo. Además, “sólo el 10% del 64% que queda todavía por adherirse al uso de software de gestión afirma que lo hará en los próximos años”, pese a que en el mercado hay disponibles soluciones de todo tipo.
Respecto a la nube, remarcó que los últimos estudios muestran que un 20% de la sociedad acepta la nube: “Todos en nuestra vida personal estamos pasando a la nube sin ningún problema y en la fecha-siglo en el que estamos deberíamos tener las garantías totales para que los profesionales también pasen a este ámbito”. Otra cuestión remarcable sería el hecho de que, según estudios internos de Wolters Kluwer, un 25% de los profesionales sigue en contacto con sistemas operativos inferiores a Windows 7, es decir Windows XP y versiones anteriores, impidiéndoles aprovechar y optimizar todas las soluciones tecnológicas que el mercado ofrece.
Finalmente, puso de manifiesto el hecho de que en empresas del sector legal el 25-50% de los ingresos los siguen generando productos en formato papel. “Si hay productos disponibles en formato electrónico y, sin embargo, el profesional sigue comprando papel es porque sigue prefiriéndolo, pese a que las funcionalidades no sean las mejores”, concluyó.
Frente a este panorama, el directivo considera que el futuro va a llegar de la mano de ecosistemas de soluciones integradas para juristas –con utilidades como bibliotecas digitales, gestión y creación automática de documentos, etc.–, ofreciendo toda una serie de funcionalidades a un profesional que, a día de hoy, en buena parte “sigue trabajando con un documento ‘word’ no automatizado”.
No obstante, Sánchez mira al futuro con optimismo señalando que, aunque nos encontramos en “un momento crítico, de transición enorme y muy complicada en el sector”, se percibe una serie de “factores que van a dinamizar la situación”. En primer lugar, el relevo generacional, “aquellos que nacieron a partir de 1994 y hasta 2010, que en 2025 constituirán un 75% de la fuerza laboral”. También señaló que empiezan a surgir ‘start up’ e iniciativas tanto dentro como fuera de España, como por ejemplo Codex, en la Universidad de Stanford, donde se están desarrollando soluciones integradas para profesionales del mundo jurídico que acabarán llegando a España. Y no se olvidó tampoco de gigantes tecnológicos como Microsoft o IBM, que también están ofreciendo iniciativas innovadoras. Por último, destacó que en esta evolución ayudará y será clave la adopción tecnológica a nivel personal.
En todo caso, concluyó que “es muy buen momento, que todas las piezas están sobre la mesa, y que la propia comisión de Justicia tecnológica creada por el Ministerio con todos los operadores, es una muy buena iniciativa”. En este sentido, valoró muy positivamente el esfuerzo del Ministerio de Justicia por proponerse el reto del ‘papel cero’ en 2016, algo que “tiene el valor de arrastrar al propio sector a cambiar”.
En la misma mesa redonda, su moderador, Antonio Dorado, secretario general de la Administración de Justicia, se preguntó qué ha llevado a la Justicia a tardar tanto en entrar en el uso de las nuevas tecnologías dejando de lado el papel, y explicó que quizá se deba a que contamos con un modelo de Justicia “muy garantista”. “Desde el Ministerio lo que estamos intentando es cambiar esa cultura, cambiar los procesos y los procedimientos de forma que las nuevas tecnologías sean capaces de darnos la misma seguridad”, afirmó.
Por su parte, Óscar Cortés, asesor del Ministerio de Justicia e ingeniero industrial de formación, mostró su visión de la situación y explicó que la tecnología se ha ido incorporando a la Administración pública española, en general, de forma muy satisfactoria, con una buena oferta de servicios electrónicos, pero en el ámbito de la Justicia no se ha avanzado al mismo ritmo y queda mucho trabajo por hacer. Esa es la razón por la que, según explicó, el Ministerio ha decidido en este último año de legislatura “situar la tecnología como eje estratégico”, en el que la Justicia sin papel sería sólo un primer paso.
Juan Carlos Estévez, presidente del Consejo General de Procuradores de España, ofreció el punto de vista del colectivo de la procura, muy involucrada en el objetivo de ‘papel cero’ a través de la plataforma Lexnet, con la que, según afirmó, se han llevado a cabo 188 millones de notificaciones desde 2004. Estévez, que se mostró convencido de que el objetivo de ‘papel cero’ a partir del 1 de enero es posible, recordó cómo durante muchos años la Administración de Justicia en España ha sido una ‘Torre de Babel’ en la que cada autonomía tenía su propio programa informático, sin que estos programas pudieran interactuar entre ellos.
La magistrada y vocal del Consejo General del Poder Judicial Victoria Cinto señaló que “no podemos ser pesimistas” porque, según asegura, se han producido “avances importantes”. Cinto puso cifras a los beneficios del uso de la tecnología en la Justicia e hizo un repaso por las herramientas que el CGPJ ha puesto a disposición de los operadores jurídicos y que inciden de una manera muy importante en la oficina sin papeles. Aludió concretamente al “punto neutro judicial”, a través del cual se ofrecen servicios como, por ejemplo, los de averiguación patrimonial, con conexiones con la Agencia Tributaria, el Catastro, el Colegio de Registradores, Tráfico, el INE, la Dirección General de la Policía, el Registro Civil y la Seguridad Social.
“Sólo con los servicios de averiguación patrimonial hemos ahorrado en lo que va de año 2015 cerca de 25 millones de sobres, 30 millones de acuses de recibo y otros 30 millones de oficios”, aseguró. Y, en cuanto al tiempo, explicó que están estimando que una solicitud de información dirigida en papel desde un órgano judicial a cualquier Administración u organismo necesita una media de 10 minutos para ser elaborada y preparada en el sobre correspondiente, mientras que las peticiones electrónicas realizadas a través del punto neutro se generan en apenas 10 segundos, por lo que, sólo en este ámbito, “el punto neutro judicial ya ha ahorrado en el primer semestre de este año más de 2.395.000 horas a la Administración de Justicia”. Con estos datos sobre la mesa, Cinto tiene claro que “el uso de las nuevas tecnologías empieza a transformar el panorama de la Administración de Justicia”.
El ministro de Justicia, Rafael Catalá, también hizo alusión a toda la cuestión relativa a la incorporación de la tecnología en los tribunales durante su participación en la inauguración del curso, cuya presentación corrió a cargo de Rosalina Díaz, presidenta de Wolters Kluwer. En un repaso de todas las reformas puestas en marcha por el Ministerio, Catalá destacó la Ley de Enjuiciamiento Civil que verá la luz en los próximos días.
El ministro se refirió a la necesidad de acelerar el uso de las nuevas tecnologías y los medios telemáticos en la Administración de Justicia. En ese sentido destacó la fecha del próximo 1 de enero para la consecución del ‘papel cero’ en la Administración de Justicia. Y es que, desde principios de 2016 los profesionales del sector, tal y como establecerá la Ley de Enjuiciamiento Civil en tramitación, estarán obligados a emplear sistemas telemáticos en la presentación de escritos y documentos, así como en la realización de actos de comunicación procesal.
La intervención del ministro de Justicia fue introducida por Rosalina Díaz quien destacó la colaboración permanente de Wolters Kluwer con el mundo legal y las posibilidades de la compañía en la colaboración con la Adminstración Pública para la implantación del ‘papel cero’ al tener una relación directa con los abogados como clientes, al igual que ya lo hicieron con el cambio en la consulta de la información del papel al digital con la utilización de las bases de datos. También explicó cómo estudian a los clientes para ofrecerles soluciones digitales (ya más del 85% de la facturación es digital). Por último, mencionó la actividad no comercial de la compañía, con la que contribuyen a una mejor Justicia, trabajando para la mejor implantación del Estado de Derecho con programas como ‘Conoce tus leyes’, para los inmigrantes, y ‘Conoce tus derechos’, para los discapacitados intelectuales.
El Ministerio de Justicia crea la sede judicial electrónica para la realización de trámites con la Administración de Justicia
El Ministerio de Justicia ha puesto en marcha la sede judicial electrónica de los órganos judiciales del ámbito de su competencia de modo que, a partir de ahora, los ciudadanos podrán consultar en la web https://sedejudicial.justicia.es/ el estado de sus expedientes judiciales, así como acceder al servicio de verificación de códigos de documentos judiciales electrónicos.
A través de la nueva sede judicial electrónica, cualquier persona inmersa en un proceso judicial podrá tener conocimiento de cómo van sus trámites con la Justicia 24 horas al día durante los 7 días de la semana.
Para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, el primer acceso a la sede deberá realizarse siempre mediante certificado electrónico.
Justicia precisa que, con esta puesta en marcha, el Ministerio cumple con el mandato de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, que estableció las bases para que los órganos judiciales dispusieran de los cauces de comunicación electrónica con los ciudadanos que son ya de uso generalizado tanto en otras Administraciones Públicas como en la sociedad civil.
Según ha informado el Ministerio, la sede judicial electrónica incorporará, antes del final de este año, avisos por SMS para notificaciones de señalamientos, solicitud de copias electrónicas de documentación de los procedimientos y otras funcionalidades.
Ahora, cada Administración competente en materia de Justicia debe desarrollar las sedes electrónicas de los órganos judiciales del ámbito de su competencia.
Para el cumplimiento de este compromiso, el Ministerio de Justicia aprobó la Orden JUS/1126/2015, de 10 de junio, por la que se crea la sede judicial electrónica de su ámbito territorial, es decir, el correspondiente a los juzgados y tribunales de las comunidades autónomas de Castilla-La Mancha, Castilla y León, Extremadura, Islas Baleares y Región de Murcia, a las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla y a los órganos centrales de competencia estatal (Tribunal Supremo y Audiencia Nacional).
A medio plazo, todas las sedes judiciales electrónicas dependientes de otras Administraciones Públicas serán accesibles desde la sede del Ministerio de Justicia, a través del Punto de Acceso General de la Administración de Justicia, agrega
La web para realizar los trámites judiciales a través de Internet ya está en funcionamiento
Ya está en funcionamiento la página web a través de la cual los ciudadanos podrán consultar el estado de sus expedientes judiciales o acceder al servicio de verificación de códigos de documentos judiciales electrónicos por vía telemática.
Para garantizar la seguridad y la confidencialidad, el acceso a la web https://sedejudicial.justicia.es/ se realizará a través de certificado electrónico.
Según el Ministerio de Justicia, la sede judicial será «un espacio dinámico y en continua mejora». Así, por ejemplo, antes de final de año el portar permitirá solicitar los avisos de las notificaciones de señalamientos vía SMS o copias electrónicas de documentación.
El desarrollo de este portal cumple con el mandato recogido en la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia.
Cada Administración con competencias en el ámbito de la Justicia también deberá desarrollar sus propias sedes judiciales y, a medio plazo, según el departamento que dirige Rafael Catalá, todas ellas serán accesibles desde la web del Ministerio.
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